14
Mai
2018

Papierberge adé !

HVBG führt sukzessive elektronische Aktenführung ein

Die elektronische Kommunikation ist mittlerweile selbstverständlich – auch bei der internen Aufgabenerledigung. Die Hessische Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG) führt sukzessive bis zum Jahr 2020 ein Dokumenten Management System (DMS) ein, d.h. ein Informationstechnisches System zur Verwaltung elektronischer Dokumente und deren Prozesse. Die Aktenführung der Behörde erfolgt künftig elektronisch. Berge von Papierakten gehören somit bald der Vergangenheit an.

Bild HVBG
Adminteam bei der Einführung des DMS. Bild HVBG

Durch die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) wird für die Beschäftigten der Hessischen Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG) eine zentrale digitale Ablage für Akten, Vorgänge und Dokumente gebildet. Als DMS wird dabei das Verfahren „Hessische elektronische Dokumentenverwaltung“ (HeDok) eingesetzt, das auf dem Produkt DOMEA der Firma OpenText basiert. Mit der Einführung wird eine verwaltungs- und gesetzeskonforme Aktenablage realisiert.

Durch die Verwendung des DMS wird das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und transparent. E-Mails, Dokumente, schriftliche Notizen etc. können zusammengeführt werden. Das DMS ist darüber hinaus ständig und ortsunabhängig (z.B. am häuslichen Arbeitsplatz) verfügbar. Auf diese Weise werden Redundanzen von Dokumenten vermieden. Ein weiterer Vorteil ist der gemeinsame Zugriff auf einen Datenbestand. Nicht zuletzt können Verwaltungsprozesse durch die elektronische Vorgangsbearbeitung automatisiert und beschleunigt werden.

Nachdem das DMS im vergangenen Jahr erfolgreich im Hessischen Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation (HLBG) implementiert worden ist, erfolgt ab 2018 nun die etappenweise Einführung in den sieben Ämtern für Bodenmanagement (ÄfB) des Landes Hessen. Bis zum Ende des Jahres 2020 ist die flächendeckende Nutzung des DMS in der gesamten HVBG vorgesehen.
Das Amt für Bodenmanagement (AfB) in Heppenheim ist bereits umgestellt; im AfB Büdingen laufen derzeit Informationsveranstaltungen und demnächst finden dort Anwenderschulungen statt.

Zum 30.04.2018 sind bisher allein im HLBG über 32.000 Dokumente, mehr als 7.000 Vorgänge und fast 1.000 Akten eingepflegt worden. Das AfB Heppenheim hat in seiner dreimonatigen Nutzungszeit fast 400 Akten, etwa 1.000 Vorgänge und an die 7.000 Dokumente im DMS erzeugt.

Das ämterübergreifende Projekt zur Einführung des DMS wurde 2016 gestartet.
Die Projektgruppe besteht aus insgesamt elf Beschäftigten der HVBG, wobei die Konzeption, Planung und Umsetzung insbesondere der Projektleiter, Helge Beyersdörfer, und das Administrationsteam im HLBG vorantreiben.
Über die Hessische Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG)

Weitere Informationen: www.hvbg.hessen.de

 

Alle News im Monat: 05-2018

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