Die Doppik kommt und bleibt und mit ihr einhergehend die Anforderung an eine laufende Inventarisierung des gesamten Vermögens. Schon bei der Ersterfassung der Inventare lassen sich die Weichen für schnelle und unkomplizierte Folgeinventuren stellen.
Oftmals wird bei der Aufnahme des Vermögensbestandes einer Kommune, insbesondere beim beweglichen Vermögen der Fokus ausschließlich auf die Ersterfassung im Rahmen der Doppik gelegt. Inventare unter einem bestimmten Anlagewert werden gar nicht erst gezählt oder im Bestand vermerkt. Mitunter dienen auch sehr „einfache“ Zähllisten als Grundlage, die lediglich eine kurze Beschreibung und einen Standortvermerk enthalten.
Allein der Vielfalt der Beschreibungen und Benennungen für einen Bürostuhl sind insbesondere bei dezentraler Erfassung oftmals keine Grenzen gesetzt. Zwar mögen diese Listen den Anforderungen der Erstbewertung genügen, jedoch erweist sich eine Folgeinventur auf Basis solcher Zähllisten als schwierig. Die Notwendigkeit einer Folgeinventur ergibt sich aus den Vorgaben der kommunalen Haushaltsverordnungen. In jedem Haushaltsjahr ist ein Abgleich zwischen Soll und Ist für alle kommunaleigenen Vermögensgegenstände durchzuführen. Dies gilt ebenso für geringwertige Wirtschaftsgüter, die als solche nicht explizit in der Anlagenbuchhaltung geführt, sondern in diversen Gruppenbewertungen als Festwert oder Sammelposten abgebildet werden. Insbesondere Festwerte müssen alle drei Jahre überprüft werden, das heißt, die Anzahl der Einzelobjekte ist zu ermitteln und zu dokumentieren. Hier verbergen sich die Tücken einer ungenauen Ersterfassung. Eine zentrale Inventarverwaltung mit einheitlichen Stammdaten und eineindeutigen Barcodes lässt dieses Problem gar nicht erst entstehen.
Hier bietet das Unternehmen ARCHIKART eine Lösung. In der Inventarverwaltung lassen sich alle beweglichen Objekte verwalten. Egal ob Verkehrszeichen, die Kronensicherung am Baum, der Papierkorb im Park oder der Drehstuhl im Bürgermeisterbüro, alle Inventare werden geordnet nach Kategorien zur Verwaltung angeboten. Dabei kann jedes Inventar mit einem Barcode ausgestattet werden. Dieser eineindeutige Barcode wird zusätzlich zur Inventarnummer mitgeführt und sichert die schnelle und direkte Zuordnung bei der Inventur.
Noch effektiver und einfacher wird die Inventur, wenn zusätzlich mit der mobilen Inventarverwaltung von ARCHIKART gearbeitet wird. Diese erlaubt die mobile Erfassung von beweglichem Anlagevermögen oder Inventar in flexibler Informationstiefe. Unter Verwendung der bereits definierten Gebäudestrukturen und -daten aus der ARCHIKART Inventarverwaltung unterstützt die Software die Erfassung standortgenau. Die auf den Inventaren befindlichen Barcodes können durch das Mobilgerät gescannt und somit in die Mobilsoftware eingelesen werden. Zusatzinformationen wie Farbe, Zustand, Größenangaben oder Fotos sind ebenfalls ergänzbar. Nach dem Import in ARCHIKART stehen dem Anwender alle Daten in der Desktopanwendung zur Verfügung.
Sowohl bei der Ersterfassung als auch bei den Folgeinventuren hat der Nutzer sämtliche Daten zum Inventar im Blick und kann im Bedarfsfall ergänzen und korrigieren. Sollten sich bei Folgeinventuren für einzelne Inventare Standortwechsel ergeben, werden diese automatisch erkannt und die Verknüpfung in der Datenbank wird auf Wunsch neu gesetzt. Damit sind bei permanenter Inventur auch stets aktuelle Standortlisten für das Inventar hinterlegt.
Weitere Informationen zur mobilen Inventarverwaltung in Wort und Bild unter:
http://www.archikart.de/opencms/opencms/produkte/archikart/NKF/vermoegensbewertung/mobil_video/index.html oder http://www.youtube.com/watch?v=ZKX7iD7MEnM&feature=plcp
Weitere Informationen zur ARCHIKART Software AG unter:
http://www.archikart.de
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